How to plan a bachelorette party

bachelorette party cake
I have done it already 4 times, or at least, I helped with the preparations so I think I can say that I'm quite experienced with: How to plan a bachelorette party.

It's not always easy to plan something and it doesn't always have to be a whole weekend get-away with girls. Unless it's a group of friends that are dear to your heart for years and years and are friends with each other too. But most brides to be that I know have friends that don't know each other well. So most of the times these women don't need to be in a group for a whole weekend, but partying for a day and a night is no problemo.
As the planner of the party, you have quite the task at hand. This task depends on what the group wants and what the bride's demands are. You need to listen to both and choose the best option for all. After this bachelorette party you know who are the bride's friends, and who are clearly not!

So I have some tips to help you along the way:
  1. Let the Bride To Be make a list of people she wants at her party. Let her write down who have to be there (like: her best friend). You probably think: Well, that's kinda obvious, right? But I have experience one bachelorette party where the best friend was missing, because the rest of her other friends were available that day. Don't do that.
  2. Make a budget and communicate this to the group. If you have found an activity to do, it's probably kind of easy to estimate the other half of the budget. If people start complaining about the budget, you can choose to split the programme into: day time, night time or 'all inclusive'. Now they can choose in which part of the day they want to be present. I highly recommend putting this data in Excel.
  3. Don't argue with the invitees about the budget. You never know why somebody doesn't want to pay that price or whatever is going on in their life. Plus: it doesn't put you in the partymood either. Dumb people, mean comments or nasty phonecalls: let it go.
  4. Note: The less people there are, the higher your budget will be. The bride doesn't have to pay for anything that day. Most activities require a minimum of participants or you have to pay a fixed price. In other words: The more people cancel, the higher the costs will be. Most brides simply want to see as many friends as possible so try to keep the budget reasonable.
  5. For the activity: Try to make it for the bride. The others will do whatever makes the bride happy.
  6. You can always use tips and good advice. Let it inspire you, but let it not blur your thoughts.
  7. Ask if anyone has any particular diet wishes (like lactose intolerance, or vegan) and make sure this is possible with the venue.
  8. Remember: a bachelorette party is mainly about the experience. Make sure the setting is happy and try to be pro-active with the people: mingle and keep on monitoring everything so the day will smoothly go by.

Next up: fun activities you can do at a bachelorette party.

****
bachelorette party crown
Inmiddels heb ik het al vier keer gedaan, of in ieder geval, aan meegeholpen dus ik zou kunnen zeggen dat ik er al wat ervaring mee heb: vrijgezellenfeesten organiseren.

Het is niet altijd even makkelijk om iets te organiseren en hoewel we de bruid vaak allemaal een warm hart toedragen, hoeft het feest geen Amerikaanse proporties aan te nemen met vluchten naar Las Vegas of een whole weekend get-away. Tenzij je een erg hechte vriendengroep hebt natuurlijk. Toch zijn de meeste brides to be die ik ken een vriendengroep van 'losse contacten' die ze allemaal via andere wegen hebben leren kennen. De dames in de groep zijn dus onderling geen vriendinnen. Dit betekent daarom ook vaak dat men er geen heel weekend mee hoeft te verkeren (anders waren het wel vrienden geweest) maar een hele dag en nacht is dat geen enkel probleem. Je hebt als organisator soms een vrij moeilijke klus in handen. Wat afhangt van de tendens van de groep maar ook met de eisenlijst van de bruid. Je dient aan beide gehoor te geven en aan het einde de mooiste gulden middenweg te bewandelen. Na het vrijgezellenfeest weet jij feilloos wie haar vriendinnen zijn, en wie niet!

Dus hierbij een korte lijst om je op weg te helpen:
  1. Laat de Bride To Be een contactenlijst opstellen met mensen die ze op haar feestje zou willen hebben. Laat haar aangeven wie er echt bij moeten zijn (denk: beste vriendin). Je denkt vast: dat lijkt me logisch, maar ik heb een feest meegemaakt waar de beste vriendin ontbrak omdat 'de rest wel kon'. Niet handig.
  2. Stel een budget op en communiceer dit met de groep. Als je een activiteit hebt gevonden is de rest goed in te schatten. Je kan bij gemopper over het budget de dag opsplitsen in dagprogramma, avondprogramma of 'all inclusive'. Zo kan men alsnog kiezen of ze er de hele dag bij willen zijn. Ik raad aan om deze gegevens allemaal in een Excel overzicht te zetten.
  3. Let op dat je zelf geen ruzie maakt met de genodigden over het budget. Je kan bij niemand in de portemonnee kijken of oordelen over de band die zij hebben (en dus hoeveel ze willen uitgeven aan een dergelijk feestje). Bovendien verpest het jouw partymood ook een beetje als je ruzie krijgt. Probeer domme mensen, gemene opmerkingen of bitse telefoontjes dus van je af te laten glijden. Je ziet die persoon anders nooit meer in een ander licht!
  4. Houdt er rekening mee dat hoe minder mensen er zijn, hoe hoger het budget kan gaan uitvallen. Je moet de bruid uiteraard vrijhouden van kosten. Ook heb je voor activiteiten vaak een minimum aantal personen nodig en anders een vaste prijs die je sowieso moet betalen. Met andere woorden: Als er steeds meer mensen afmelden ivm budget, dan worden de kosten voor de anderen ook hoger. De bruid zal ongetwijfeld willen dat er zo veel mogelijk mensen mee kunnen, dus probeer het budget redelijk te houden.
  5. Probeer bij de activiteit vooral feeling met de bruid te houden. De gasten zetten hun persoonlijke ideeën hierover wel aan de kant - op de dag zelf zullen zij allemaal proberen er een memorabele dag van te maken.
  6. Tips en adviezen zijn altijd handig. Laat je inspireren, maar bepaal zelf de koers.
  7. Vraag om diëten of andere bijzonderheden waar je rekening mee moet houden zodat je hier op kunt anticiperen. (Ik heb kolvende moeders gehad die een koelkast nodig hadden, of strenge diëten die gevolgd moesten worden - als in coeliakie of lactose, geen Atkins of Sonja Bakker dieet natuurlijk) Check het en regel het zodat er geen irritaties kunnen ontstaan. Dubbel-check nogmaals bij aankomst in de venue. (Ik heb de geprinte bevestiging altijd bij me)
  8. Onthoud: een vrijgezellenfeest is vooral de experience. Zorg dus voor een vrolijke setting en probeer zelf pro-actief op de dag met de mensen om te gaan: mingle én zorg ervoor dat je de boel blijft aansturen, zodat de dag op rolletjes loopt.

PS De leukste dingen verzin je al improviserend. Als je een sparringspartner hebt, is dat super.

Volgende keer: activiteiten die je kunt doen op een vrijgezellenfeest.



Picture 1
Picture 2

Labels: , ,